Om 10.42 uur op een dinsdag begin oktober knipperden bij ons op kantoor de tl-buizen één keer. Vier seconden, misschien vijf. Daarna draaide alles weer, de koffieautomaat begon opnieuw op te warmen en Jeroen vloekte zachtjes omdat zijn scherm op zwart was gegaan. Niemand dacht er verder over na. Tot een klant om half twaalf belde dat zijn ticket niet meer in ons systeem stond.

Wij zijn een IT-bedrijf met vier mensen, gevestigd op Kooypunt in Den Helder. We doen beheer voor kleine bedrijven in de kop van Noord-Holland: werkplekken, back-ups, netwerken. Dat het ons zelf overkwam, maakt het verhaal niet leuker om te vertellen. Ik doe het toch, omdat ik vermoed dat veel kleine kantoren precies dezelfde fout maken.

Wat er eigenlijk gebeurde

Onze server en de NAS staan in een netwerkkast in een hok naast de pantry. Er hing een UPS onder, al jaren. Die zou zo’n korte dip moeten opvangen. Alleen was de accu van die UPS zes jaar oud en had niemand hem ooit getest. Op het moment dat het erop aankwam, hield hij het niet. De server viel hard uit, midden in het wegschrijven van de database van ons ticketsysteem. De back-up van de nacht ervoor was intact, maar alles van die ochtend moesten we met de hand terugzoeken in mails en belnotities. Een halve werkdag, met z’n vieren.

Achteraf bleek de dip uit het net te komen, niet van ons. Er stond die ochtend flink wind vanaf zee en ergens in de wijk had iets kort geschakeld. Daar kun je weinig aan doen. Aan de rest wel.

Een eigen groep voor die ene kast

Ik wilde weten of er meer mis zat dan alleen die accu. Dus heb ik een elektricien Den Helder gevraagd om de groepenkast en het hok te bekijken. Hij was binnen tien minuten klaar met zijn eerste conclusie: de netwerkkast hing op dezelfde groep als de pantry. Waterkoker, magnetron, vaatwasser en onze hele serveropstelling, allemaal op één automaat. Als iemand op een drukke ochtend een kast met een defecte stekker inplugt en de aardlek slaat eruit, gaat de server gewoon mee.

Hij heeft een aparte groep getrokken voor de netwerkkast, met een eigen aardlekautomaat, en de stopcontacten in het hok duidelijk gemerkt. Klinkt als een kleinigheid. Het is het verschil tussen een server die uitvalt omdat iemand thee zet en een server die gewoon doordraait.

Warmte, het probleem dat niemand ziet

Het tweede punt verraste me meer. Hij hield zijn hand boven de kast en vroeg hoe warm het daar in de zomer werd. Geen idee, eerlijk gezegd. Het hok heeft geen raam en de deur zit meestal dicht. Zulke hokken ziet een elektricien Den Helder naar eigen zeggen bijna elke week, in kantoren waar de IT ooit in de bezemkast is beland. Accu’s van een UPS gaan sneller achteruit naarmate ze warmer staan, legde hij uit, en servers vinden het ook niet prettig. Onze zes jaar oude accu had dus waarschijnlijk al een paar zomers lang zitten koken.

Er zit nu een ventilatierooster in de deur en een thermostatisch geschakelde ventilator boven in de kast, op hetzelfde nieuwe circuit. Wij hebben er zelf een temperatuursensor bij gezet die een melding stuurt als het boven de ingestelde grens komt. Dat stukje was ons vak, de rest niet.

Wat we nu anders doen

De nieuwe UPS praat via het netwerk met de server. Valt de stroom langer dan een paar minuten weg, dan sluit de server zichzelf netjes af in plaats van te wachten tot de accu leeg is. Elk halfjaar trekken we op een vrijdagmiddag de stekker eruit om te zien of alles doet wat het moet doen. Staat in de agenda, tussen de kwartaalcijfers en de verjaardag van Jeroen.

Bij klanten kijk ik sindsdien anders naar die ene kast in de hoek. Laatst zag ik bij een bedrijf aan de Middenweg een router en een NAS op een verlengsnoer achter een printer liggen. Ik heb er niks van gezegd, de eerste keer. De tweede keer wel.